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大田县档案局关于开展2007年度档案行政执法检查的情况汇报

作者:admin 日期:2008-11-10 10:15:48 人气: 标签:
导读:

 

    今年正值《档案法》颁布二十周年暨《福建省档案条例》颁布五周年,为进一步做好档案法制宣传工作,我局根据省、市档案部门的要求,在5月发出了《关于深入开展档案法律法规宣传和档案行政执法检查活动的通知》(田档[2007]10号),并于9月初对5个乡(镇)、10个县直机关、企事业单位进行档案行政执法检查,现将有关情况汇报如下: 

一、基本情况

 

此次档案行政执法检查时间为9月3日-6日,检查分两组进行,城区组由梁国栋、李建忠、黄志勇3人组成,对县交通局、县建材公司县统计局、县发展和改革局、大田移动公司、县食品药品监管局、县经作中心、县一中等8个单位的档案管理进行检查;乡镇组由林如耀、卢芳固、郑占静3人组成,检查广平镇、二中、上京镇、东风农场、湖美乡、文江乡、太华镇7个单位的档案管理情况。

检查组深入受检单位,采取“听、看、查、议”的方法开展检查,认真对照《福建省档案行政执法检查细则》内容逐项考评,听取受检单位领导汇报档案工作,查阅各个单位贯彻实施档案法律、法规的有关依据性文件材料,查看实情,及时向受检单位反馈检查情况。

 

二、主要成效

 

1、领导重视支持档案工作,努力改善档案保管条件。

部分受检单位,如太华镇、县交通局、县一中、县发展和改革局、县食品药品监管局重视档案管理和档案行政执法检查工作,加强对档案工作的领导,将档案工作纳入议事日程,建立健全各项档案管理规章制度,配备专(兼)职档案员,认真解决档案工作的问题如县交通局专题研究档案工作,今年增加公路工程建设项目档案管理人员1人,拨出经费0.6万元购置8组档案柜和标准工程档案盒,对已竣工的农村公路建设项目材料立卷归档;同时组织人力、集中时间,对部分分散的文书材料统一整理,解决了历史遗留的问题。县一中长期重视档案工作,配有专职档案员统一管理各门类档案,2004年拨出经费1万多元安装了档案密集柜、配置档案保管设备

 

2、提高档案管理水平,为经济社会发展服务。

县发展和改革局领导对今后配合县档案局加强对本县内的重点建设项目单位档案资料的收集整理、保管工作的监导和检查工作明确表示支持。县食品药品监管局领导在认真听取检查组的反馈意见后,指定专人负责档案管理日常工作,及时整改,档案管理工作有明显进步。县一中的档案管理工作在校史馆的建设和学籍档案的利用中,发挥了重要的作用,今后将在档案目录电子数据化方面进一步提高学校档案管理的整体水平。

 

三、存在问题

 

1、档案法律法规意识淡薄,缺乏档案法制观念。

部分受检单位有法不依、违规操作的现象仍然存在。突出表现在:一是不按规定立卷归档、立卷归档不及时的情况较多。如大田移动公司、县经作中心等单位有多年的文件材料未立卷归档,县统计局已归档装订的文件材料没有抄写卷内目录等检索工具;个别单位,如东风农场,档案工作基本上是一片空白。二是归档文件收集不够齐全。部分单位只注意收集“红头”文件,单位工作中形成的其它“白头”文件,如党组织和行政办公会议记录,党员、干部花名册、介绍信、统计表,各种会议材料以及重大政治、经济活动和突发事件形成的文件材料常被忽略,归档缺口还比较大。三是档案整理不规范,在文件保管期限的划分上“一刀切”,没有真正按照文件的价值去确定保管期限;档案案卷文件题名只注明文种,没有标注内容,标引不符合规范要求,给文件检索带来难度部分受检单位档案管理人员未参加持证上岗培训,业务不熟悉,责任心不强,档案收集整理不及时,档案立卷归档不规范,造成了档案管理混乱;特别是乡镇的档案员一般由办公室工作人员兼任,由于人员岗位变动频繁,往往缺乏做好档案工作的责任心,甚至个别乡镇档案人员长期处于兼而不管的状况,档案工作无法正常开展。五是乡镇专门档案未能定期移交县档案馆,如湖美乡的土地延包档案未进馆,广平镇、文江乡婚姻登记档案还有多年度缺失,影响了农业和农村档案的管理和利用。

 

2、“档案集中统一管理”的观念有待树立,档案数字化工作基础薄弱。

多数受检单位未建立综合档案室,所建立的档案工作制度流于形式,各门类档案未能集中统一管理,只重视纸质的文书档案,忽视会计、声像(照片、录音、录像)、科技(基建、设备)、电子文件、磁介质等各门类和载体档案的立卷归档;不少单位只注重本办公室档案工作,忽视了对其它室或下属单位档案工作的监督和指导,造成档案门类不全、与下属单位档案工作脱钩的现象;职能部门的有关人员对档案法规不清楚,不愿将在工作中积累的有档案价值的资料送交档案室归档保管,有些珍贵资料仍散存在部门或个人手中,造成了部分档案资源流失。

根据《福建省档案条例》和省政府制定的《福建省档案登记暂行办法》的规定,各立档单位应向同级档案行政管理机构办理档案登记。但从档案登记管理情况看,大部分单位并没有建立起包括会计、基建、声像、人事、电子、业务(专门)等各门类档案的统计台帐,这既不便于对档案工作的监管,也不便于档案的开发与利用。

由于档案工作的不规范,档案数字化工作基础薄弱,计算机文件著录工作进度仍需加快步伐。目前,大多数单位尚未使用符合国家和本省规范标准的档案管理软件,没有建立电子文件与电子档案的管理制度,对电子文件的形成、归档、保管和利用工作疏忽管理;各单位档案文件级目录的著录工作,基本没有开展,无法向县档案馆报送本单位保存的档案资料的电子目录数据,势必影响我县在分布式档案数据库建设上的进度与质量。

 

3、档案保管条件亟待改善

档案实体没有集中统一管理,保管条件落后的现状还普遍存在。如县统计局没有专门的档案室,档案分散存放在各科室,存在明显的安全隐患。二是档案保管设施陈旧、库房面积不足、装具不规范的问题比较突出。档案室长期以来处于一个脏、乱、差的状况,档案装具破旧,档案室常常兼作储藏室,用电线路老化、缺乏必要的“八防”措施(防潮、防火、防盗、防尘、防光、防鼠、防虫蛀、防有害生物),档案发生霉变、虫蛀,存在重大安全隐患,严重危及档案的安全保管和档案的寿命。如文江乡政府档案室的情况就比较突出。

 

四、措施与建议

为进一步加强档案的收集和管理工作,确保档案的完整、准确、安全和开发利用,建议县委、县政府加大对档案依法管理工作的力度,将档案管理工作纳入各乡(镇)、县直各单位的年度责任目标考评内容,考核指标主要由贯彻档案法律法规、档案保管和利用等方面组成,引起各单位的高度重视,促进我县档案管理工作规范化,更好地为经济建设和社会发展服务。

 

  

                大田县档案局

                 2007年9月12日

 

 

 

 

抄送:三明市档案局,中共大田县委、县政府分管领导。

 

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