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如何制定本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案

2007-07-03 08:45:01        字号:   
2006年12月18日,国家新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称“《规定》”)的发布实施,代表了机关文件材料归档范围和档案保管期限改革的发展方向,为建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系奠定了坚实的基础。要把《规定》的精神落到实处,关键是广大档案工作者,要在认真学习《规定》,吃透精神的基础上,制定出本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,报经同级档案行政管理部门审核后认真施行。本文就如何制定本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,谈些个人的浅见。

  一、明确目的与意义

  首先,各级档案行政管理部门要积极行动起来,采取切实有效措施,带头做好《规定》的学习、宣传、落实工作。在统一认识,掌握《规定》的基本内容的基础上,监督指导各级机关的分管领导和档案工作者要从依法治档的角度出发,高度重视,组织有关人员认真学习,明确其内涵,掌握其精神实质,把《规定》作为本机关正确界定文件材料归档范围和不归档范围,以及准确划分档案保管期限工作的标准和依据。

  其次,要使广大档案工作者认识到,制定本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,就是把机关应归档和不归档的文件材料范围和文书档案保管期限的划分,用文字形式固定下来,在对平时文件材料的管理和年度文件材料立卷归档时按方案执行的而己。因为人们的认识有标准才能统一,如果一个机关没有统一的文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,就会出现今年你认为应归档的文件材料,明年他就认为不要归档了,同一个问题的文件材料你认为应永久保存,他就会认为应只需保存30年,结果就会导致机关的文件材料收集、整理归档和档案管理工作的混乱。

  为了实现机关文件材料归档的齐全完整和文书档案保管期限划分的规范化,便于机关文书部门平时对文件材料的整理和归档工作,提高文书立卷质量和档案管理水平,逐步建立统一的、科学的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,提高机关档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为机关各项工作服务,是编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案的根本目的。

  二、坚持基本的原则

  要根据《规定》的基本要求,以本机关主要工作职能为依据,结合本机关文件材料的形成特点和平时文件材料利用、整理、归档和发挥作用大小的规律,制定本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案。归档范围和保管期限的确定,应力求充分反映本机关文书处理和档案管理的特点,适应机关各部门文件材料管理和广泛利用档案的需要。方案应具有概括性,要能包容本机关各项活动所形成的各类文件材料和档案,并力求保持方案基本的稳定性,使方案既能适应现时文件材料管理的需要,又给今后档案管理带来方便。

  一个机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案,是按机关文件材料形成时所涉及的问题制定,还是按机关内部组织机构制定,关键是看机关职能机构的健全、稳定性,以及各职能机构之间的职能划分是否明确、清楚来确定。内部机构健全稳定的大机关以机构名称制定较好。即一个机关内部职能机构形成的和承办的文件材料,哪些要归档,哪些不要归档,哪些文件材料要永久保存,哪些文件材料要保存30年,哪些文件材料要保存10年,直接用列表式表述,一目了然。内部机构小而不健全的单位以问题制定较好。即一个机关形成的和承办的文件材料,分为若干个问题,每个问题的文件材料根据其内容的重要程度,分为永久、30年、10年,也用列表式分别表述,操作起来方便。本人认为,大多数市、县级直属机关以问题表述的形式制定实施方案为宜。

  三、编制实施方案的基本方法与程序

  1、调查研究。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施方案的编制要科学、实用。各级机关在编制实施方案前,应作细致的调查研究工作,一是要查阅有关材料,对本机关的组织章程、办事细则、工作计划与总结进行研究,从中了解与掌握本机关的工作性质、职权、业务范围,以便决定采取适合的编制方法;二是要参考本机关原有的档案和现行文件材料来源,并作为基础进行一番研究,从中找出本机关文件材料形成的规律和档案管理情况;三要多方征求意见,集思广益,防止闭门造车。

  2、确定编制实施方案的方法。在编制方案时,经调查研究后,接着就是要确定采用何种编制方法。一个机关的文件材料归档范围和保管期限表实施的编制,是以内部组织机构设置,还是以问题设置,只能取其中一种,不能混合使用,这一点很重要,要十分明确。以问题设置的,所设问题各类地位相等,不能相互包含。例如,教育部门按问题设类时,已设“普通教育类”了,就不能再设“高等教育类” 、“中等教育类” ,因为普通教育类包括高等教育类、中等教育类,只能把它们设为属类。同样,同位类中已经设有“人事类” , 就不能再设“干部任免类” 、“奖惩类” ,任免、奖惩只能作为人事类的属类。问题所涉及的范围必明确,不能你中有我,我中有你。如以组织机构设置,对内部职能科室健全的机关来说,比较简单,有几个科室就设几个类,再加上各科室共性的和不属职能科室职责范围的,如党务工作方面的党委工作类、党支部工作类、团支部工作类等,然后细分一下,就是以组织机构设置的的机关文件材料的归档范围和保管期限表实施方案了。这样,同一个问题或同一个内部机构的文件材料和保管期限在列表中就不会出现分散的情况,方便实用。

  3、以我为主。在制定本机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限表实施方案时,要坚持以我为主的指导思想。要考虑到本机关各个时期的实际工作内容,时而增加,时而减少,组织机构时而合并或撤消,时而增设。因此,制定归档范围实施方案时,要依照本机关的职能范围来制订,不能只凭一个时期中实际形成的文件材料情况来制订,以适应不同时期的需要。

  机关文件材料的归档范围的实施方案,要体现本机关所有门类的文件材料,门类之间不能混,大类之间不能合,文书档案、会计档案、科技档案和各种专门档案都应独立制定明确的归档范围和保管期限表。特别是本机关活动中形成的内部的文件材料、报表、会议记录、规章制度、财产登记、声像、电子文件材料等。

  4、文书档案保管期限表的确定

  根据《规定》的要求,为了便于各级党政机关准确地划分档案保管期限,使保存的档案既能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌,又便于保管和利用,各级机关单位应根据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》,以及有关专门档案保管期限表,结合本机关的实际情况,编制本机关或本系统的档案保管期限表,经本机关的领导人审查,报经同级人民政府档案行政管理机构核准后实施。

  确定机关文件保管期限的原则:确定文件的保存价值,要坚持辩证唯物主义和历生唯物主义的观点,正确分析和鉴别文件内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定文件的保存价值,尽可能做到准确地判定归档文件材料的保管期限。

  制定机关文书档案保管期限表时,也要坚持以我为主,突出本机关的主体特色。在保管期限的划分方面,要坚持把能反映机关主要职能活动、中心工作、基本历史面貌的、对本机关工作和国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料,以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料,定为永久性保管。主要包括:本机关制定的属于法规政策性的文件材料、职能活动中形成的重要业务文件材料、举办重大活动和处理重要问题、召开重要会议的主要文件材料、重要的请示、批复、报告、总结、年度报、表综合性统计报表、机构演变、人员编制、人事任免、县级以上表彰等文件材料,房产、资产登记、重要合同、协议等法律凭证性的文件材料。

  把反映本机关职能活动中形成的一般业务文件材料,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为30年保管。主要包括:本机关一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的制度、规定、办法等文件材料、汇报材料、一般业务文件材料、下级机关报送的专题报告等:直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要在相当长的时期内要贯彻执行的文件材料等。

  把在短期内对本机关有参考利用价值的文件材料,列为10年保管。主要包括:本机关一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本机关主要业务性的,但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的工作总结报告计划和统计报表等文件材料。

  本机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限表实施方案一经审核确定,就成为机关档案工作的规范性文件,不论谁在档案工作的岗位上,都要严格按照本机关制定的文件材料的归档范围去收集应该归档的文件材料,进行科学的、规范化的整理归档;要严格按照本机关制定的文书档案保管期限表去划分归档文件材料的保管期限,不能人为的随意更改,确保文书档案保管期限划分的准确性。(三明市档案局 陈祖冲)

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