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档案管理相关制度

2007-07-12 04:36:00        字号:   

档案管理人员岗位责任制

  (一)档案员必须热爱档案工作,具有较高的政治觉悟。并具备高中以上文化程度和一定业务能力。

  (二)认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》,执行档案业务建设规范和规章制度,切实搞好档案的管理、保护和利用。

  (三)档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱,做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档,保证基建、设备档案的完整与齐全。

  (四)集中统一管理本单位全部档案,做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作,为档案的利用打下良好基础。

  (五)加强档案保管工作,做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作,确保档案的完整与安全。

  (六)严守档案机密,防止档案丢失及失、泄密。

  (七)执行档案的利用借阅制度,积极开发档案信息资源,为本单位两个文明建设服务。

  (八)工作调动时,应及时做好档案及档案工作的交接手续。


文件材料归档制度

  (一)归档范围:

  1、凡本单位在各种工作活动中形成的,具有查考利用价值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。

  2、属归档范围的文件材料,任何个人不得据为己有。

  3、反映本单位历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料,也应归档。

  (二)归档时间:

  1、文书档案:应于工作结束后及时移交档案管理人员。由档案员于次年上半年统一立卷归档。

  2、会计档案:年度会计档案应由本村财会人员按规定及时整理,并于次年向档案室移交。

  3、科技档案:基建档案应以工程项目为单位,竣工验收后立即归档;设备档案应于购买开箱后及时归档。

  4、声像档案:可采用随时归档的方法,不定期向档案管理人员移交归档。

  5、专门档案:按专门档案管理有关规定的时间进行归档。

  (三)归档要求

  1、归档的文件材料必须完整、准确、齐全。

  2、每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。本级重要文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷,永久保存;其他文件则分级立卷,长期或短期保存。

  3、归档文件材料要求纸张完好,字迹清楚,不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。

  4、文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档,并编写案卷目录及全引目录;会计档案由财会人员整理完毕后填写案卷目录一式二份,其中一份与会计档案一并向档案室移交,并办理移交手续。


档案保管制度

  (一)本单位形成的各种门类、载体的档案,由档案室集中统一管理。

  (二)档案管理人员对所保管的档案要登记造册,分门别类存放,并定期清点,防止丢失。

  (三)加强档案库房、箱柜的管理,按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染、防尘等“八防”要求,确保档案的完整安全。

  (四)档案管理人员必须严格遵守国家保密法规,防止档案失落、泄密事故的发生。

  (五)做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统计。

  (六)对超过保管期限的档案,须按规定程序进行鉴定、销毁。严禁擅自销毁。

  (七)档案室由档案员专人保管。档案员请假外出时,须由领导指定代管人员。档案员工作调动时,须办理移交手续。


档案利用、借阅制度

  (一)档案管理人员要编制档案的检索工具,为档案的开发利用创造条件。

  (二)档案管理人员要积极主动提供档案信息,为两个文明建设服务。

  (三)本单位档案原则上只供本单位查阅利用,外单位因工作需要查阅利用,须经有关领导同意。

  (四)借阅档案必须说明查阅目的,并按规定先填写“档案借阅登记簿”的有关栏目。

  (五)查阅档案时,要爱护档案。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改,确保档案的原貌与安全。

  (六)查阅时,一般只搞有关档案内容,若需复印,须经档案管理人员同意,并不得超出查阅范围。

  (七)档案一般不外借,若特殊情况需外借,须经分管领导批准,并保证定期、完整归还。


档案鉴定制度

  (一)根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的精神,认真地进行档案鉴定工作,使保存的档案既精炼又完整,更好地发挥档案的作用。

  (二)根据《档案保管期限表》的规定,作为鉴定档案保存价值的标准。结合本单位档案的实际情况,对到期的档案进行鉴定,确定存毁。

  (三)鉴定工作在鉴定小级领导下定期进行,以保证档案鉴定工作的质量。

  (四)采取直接鉴定法对档案进行逐份鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告,分别填写档案留存和销毁消册,注明鉴定日期,由鉴定人员签名。

  (五)凡要销毁的档案,都必须经鉴定小组审查提出意见,连同销毁清册一并报批。方能销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  (六)要销毁的档案,应另行妥善保管,采取“缓期执行、以观后效”的办法。观察一个时期,经实践证明确无保存价值后再销毁。销毁时要严格执行保密规定,指定二人负责监销。监销人员要在销毁清册上签字,注明销毁的方式和日期。

档案保密制度

  (一)档案室应由专人管理,其他人未征得管理人员同意,不得随意进入。

  (二)档案管理人员要认真贯彻执行《保密法》,严守党和国家有关保密工作规定,严禁泄露档案材料中的秘密。

  (三)借阅档案必须登记,外单位人员查阅本单位档案必须持组织介绍信。无特殊原因,档案一般不外借。

  (四)经鉴定,批准销毁的档案材料,应按规定程序销毁,不得当废品处理。

  (五)档案员要严守岗位,外出时须保存好档案资料,关好库房门窗。

  (六)档案员一旦发现档案丢失,应及时向领导和有关部门报告,及时采取措施,并追究有关人员责任。

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