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关于推进全县档案数字化工作的实施意见

2018-09-05 09:54:00        字号:   
 各有关单位:

根据省委办公厅、省政府办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(闽委办发〔20151号)精神及建设“数字福建”的要求,“十三五”期间,我县档案工作的重点是推进档案信息化建设。按照上级工作安排,结合我县实际,计划从今年下半年开始,全县各立档单位全面开展室藏档案数字化工作。为确保此项工作顺利推进,特制定如下实施意见:

一、开展档案数字化工作的必要性和紧迫性

档案数字化是把传统载体档案转换成电子档案,便于档案的查询、流转、共享及安全保管,能更好地提升服务效能。我县开展档案数字化工作是盘活档案资源、服务中心工作、服务民生需求的一项重要举措;同时也是创新管理,推进“简政放权、放管结合、优化服务”的有效抓手。《福建省“十三五”档案事业发展规划》明确提出:全面推进档案数字化工作,建成覆盖全省的数字档案馆(室)体系和数字档案资源共享体系,凡应进馆档案必须实现纸质电子“双套制”。我县新档案馆已建成投入使用,大量到期应进馆档案将实行“双套制”进馆,在全县开展档案数字化工作势在必行。

二、推进档案数字化工作的原则

1、坚持总体推进的原则。从今年下半年起,各单位要精心组织,在一年的时间内,全面完成2008年以前,期限为永久、长期或定期(30年)的文书档案数字化工作。

2坚持分类实施的原则。目录著录方面,各单位要安排专人,认真做好档案案卷级目录、文件级目录著录工作;扫描挂接方面,有条件的单位要自行组织、做好实体档案扫描、挂接工作,不具备全文数字化加工条件的单位,可采用服务外包的方式,由通过招投标中标的公司代为扫描、挂接。

3坚持统一标准的原则。档案数字化工作对扫描图像质量处理、目录数据库建设以及数据转换、挂接等要求非常严格。具体实施中,要采用国家统一标准的档案管理软件,循国家档案局《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)和《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔20147号)等行业标准。

三、推进档案数字化工作的保障措施

1、各单位要把档案数字化工作列入年度工作目标,建立专门的档案数字化工作领导机构,制定具体工作计划,保障经费投入,配备相应的档案管理软件、硬件,并加强与县档案局(馆)相关股室的联系和沟通,确保此项工作的顺利开展。

2、县档案局(馆)要安排专业骨干,全程监督、指导,并配合做好档案数字化检查、验收工作,确保全县档案数字化及进馆工作圆满完成,实现各立档单位室藏档案的数字化安全保存和长期可利用

3、从今年起,档案数字化工作将作为对各单位档案工作考核的重要内容。各单位要统筹安排,尽快落实,适时将组织县委督查组对工作进度进行督查。

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