当前位置:首页 > 档案工作 > 政策法规

福建省档案目录电子数据报送暂行规定

2007-07-24 03:22:28        字号:   

  闽档[2004]49号

  为加强档案的收集和管理工作,确保档案的完整、准确及开发利用,做好档案馆与档案室之间档案资源信息的有序衔接,实现全省档案信息资源共享,依据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》和《福建省档案登记暂行办法》制定本规定。
  第一条   本规定适用于各级党政机关和应向国家综合档案馆移交档案的社会团体、企事业单位(以下简称各单位)与各级各类国家档案馆。
  第二条   档案目录电子数据(以下简称电子数据)报送是指各有关单位和各档案馆按照本规定,每年以电子数据形式定期向档案行政管理机构报送档案目录的工作。
  第三条   各立档单位报送电子数据的范围:本单位形成的属永久、长期保存的文书档案文件级目录。以案卷为档案保管单位的,还应报送案卷级目录。
  第四条  文书档案文件级和案卷级目录的著录项目应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(db35/t161-2002)的有关规定。必须著录的项目见附件1。
  第四条   为便于对报送后的电子数据进行整合与长期保存,电子数据的格式统一规定为dbf格式。如采用直接从计算机信息管理系统数据库中导出电子数据方式的,应按要求转换为dbf、xml数据格式或excel文件格式,或直接导入专用报送软件后再报送。数据结构的字段名、字段类型、文字类别、字段长度必须完全符合标准要求(见附件2)。
  第五条   全省各有关单位可使用由福建省档案局编制的档案目录电子数据专用报送软件施行报送。
  专用报送软件由档案行政管理机构负责提供,报送单位可直接从政务网福建省档案局网站或福建省档案馆网站上下载(www.daj.fj.cn/或www.fjdag.fj.cn)。
  第七条  其它各类专业档案目录电子数据的报送按有关要求执行。
  第八条  报送单位应对电子数据内容、格式等进行检验,确保数据规范、准确、完整和无计算机病毒。
  第九条  报送电子数据时,一般不应对电子数据进行加密或压缩处理。如确实需要对电子数据进行加密或压缩处理的,报送单位应向接收单位提供解密或解压缩的方法与手段。
  第十条  电子数据报送可将电子数据存入光盘、磁盘等载体后,以脱机移交载体的方式报送;或采用通过电子政务网的“福建省电子公文传输系统普通电子公文传输平台”进行网上在线报送的方式。各单位可根据实际情况确定报送和接收的方式。
  第十一条  使用光盘、磁盘等载体报送电子数据时,应在载体或包装物上贴有注明报送单位名称、全宗代码、报送时间、数据库文件名、数据条数等项目标识的标签(见附件3),填写《档案目录电子数据报送、接收登记表》(见附件4),并签字盖章。
  第十二条  各接收单位应当在接受电子数据时,对照《档案目录电子数据报送、接收登记表》上的登记内容,仔细检验核对所接收的电子数据,确定无误后,在《档案目录电子数据报送、接收登记表》上填写相关接收意见并签字盖章。交接手续办理完毕后,双方各执一份,归档保存。
  第十三条  在电子政务的软硬件平台和应用环境符合要求时,可通过政务网报送电子数据。报送时应履行相应的交接手续。为确保电子数据的真实性与有效性,报送与接收的双方应使用符合安全要求的数字证书和电子签名。通过政务网报送电子数据的具体条件、时间与方法,由福建省档案局确定。
  第十四条  报送涉及国家秘密的档案文件目录电子数据时,不得采用网络传输的方式,必须采用脱机移交载体的方式报送。
  第十五条  各单位应于每年10月31日前向同级档案行政管理机构报送上一年度归档整理完毕的永久、长期档案文件级和案卷级目录电子数据。省直各单位向福建省档案局监督指导处报送。
  第十六条  各设区市、县(市、区)国家综合档案馆应于每年12月1日前向福建省档案信息中心报送上一年接收进馆档案的电子数据和各单位当年报送的电子数据。
  第十七条  在本规定颁布以前,各单位所形成的电子数据应按照同级档案行政管理机构的统一安排进行报送。
  第十八条  各级国家综合档案馆馆藏档案文件级目录数据库的电子数据,按照省档案行政管理机构的统一安排进行报送。
  第十九条  各报送单位应对所报送的电子数据真实性、准确性负责。
  第二十条  各级档案行政管理机构负责对电子数据的报送工作进行监督指导。
  第二十一条  专业档案馆电子数据报送办法另行规定。
  第二十二条  各有关单位如无特殊情况,不按本办法报送电子数据的,档案行政管理机构将依据《福建省档案条例》及《福建省档案行政处罚暂行办法》的有关规定处理。
  第二十三条  本规定由福建省档案局负责解释。
  第二十四条  本办法自2004年8月16日开始执行。
  附件1:档案目录数据结构
  附件2:电子数据报送标识标签式样
  附件3:档案目录电子数据报送、接收登记表

附件1:档案目录数据结构

  

  案卷级目录数据结构

  序号

  数据字段名

  字段类型

  文字类别

  字段长度

  1

  年度

c

  字 符

  4

  2

  全宗号

  c

  字 符

  4

  3

  分类号 *

  c

  字 符

  6

  4

  保管期限

  c

  汉 字

  4

  5

  案卷目录号 *

  c

  字 符

  3

  6

  案卷号(归档号)

  c

  字 符

  4

  7

  案卷题名

  c

  汉 字

  160

  8

  起始时间

  c

  字 符

  8

  9

  终止时间

  c

  字 符

  8

  10

  密级

  c

  字 符

  4

  注: * 为可选项

  

  

  以卷为单位整理的文件级目录数据结构

  

  序号

  数据字段名

  字段类型

  文字类别

  字段长度

  1

  年度

  c

  字 符

  4

  2

  全宗号

  c

  字 符

  4

  3

  分类号 *

  c

  字 符

  6

  4

  保管期限

  c

  汉 字

  4

  5

  案卷目录号 *

  c

  字 符

  3

  6

  案卷号(归档号)

  c

  字 符

  4

  7

  页号

  c

  字 符

  4

  8

  密级

  c

  汉 字

  4

  9

  文件编号

  c

  汉字和字符

  30

  10

  文件题名

  c

  汉 字

  160

  11

  责任者

  c

  汉 字

  50

  12

  文件时间

  c

  字 符

  8

  13

  载体类型 *

  c

  汉 字

  12

  注: * 为可选项


  以件为单位整理的文件级目录数据结构

  

  序号

  数据字段名

  字段类型

  文字类别

  字段长度

  1

  年度

  c

  字 符

  4

  2

  全宗号

  c

  字 符

  4

  3

  分类号 *

  c

  字 符

  6

  4

  保管期限

  c

  汉 字

  4

  5

  件号

  c

  字 符

  4

  6

  密级

  c

  汉 字

  4

  7

  文件编号

  c

  汉字和字符

  30

  8

  文件题名

  c

  汉 字

  160

  9

  责任者

  c

  汉 字

  50

  10

  文件时间

  c

  字 符

  8

  11

  主题词 *

  c

  汉 字

  80

  12

  载体类型 *

  c

  汉 字

  12

  注: * 为可选项

附件 3

  档案目录电子数据报送、接收登记表

  项目

  报送情况

  接收情况

  全宗号(档案馆代码)

   

  信息所属年度

   

  数据库名称、条数

   

  压缩格式

   

  加密方法

   

  病毒检验

   

  报送方式

   

  载体类型

   

  载体件数

   

  载体编号

   

  外观检验

   

  备注

   

  经办人(签名)

   

  单位名称(盖章)

   

  备注: 1 、全宗号(档案馆代码):立档单位填全宗号,各级档案馆报送时填档案馆代码。

  2 、数据库名称、条数:数据库名称与条数在同一行,名称在左,条数在右;分成多个数据库时,每个库文件名与条数对应在同一行。

  3 、表格统一为 a4 纸。一式两份。

  2004年8月16日

附件下载

相关链接