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福建省档案安全管理规范(暂行)

2007-07-24 03:46:17        字号:   

  闽档[2001]20号

  1  总则

  1.1  为实现档案安全管理制度化、规范化、科学化,确保档案的安全,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家有关规定,结合我省实际情况,制定本规范。
  1.2  本规范适用于全省范围内各级国家档案馆机关、团体、企业、事业单位。
  1.3  各级国家档案馆,机关、团体、企业、事业单位可以根据本规范制定本单位的档案安全管理制度。

  2  档案室安全管理工作

  2.1  机关、团体、企业事业单位应采取切实可行的措施做好档案收集归档工作,无积存零散文件。
  文件材料的归档工作应做到及时、完整、准确。
  2.2  档案室库房应符合本单位收集和保管档案的需要。
  2.3  档案室使用的档案装具应符合国家标准、规范的要求。特殊载体的档案应使用专门的档案装具。
  2.4  档案室应配备符合档案安全保管要求的防火器材。
  2.5  档案室应安装防盗报警、铁门、防盗网等设施。
  2.6  保存档案的库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备。温度应控制在 14-24c(±2c),相对湿度应控制在45-60%(±5%)。
  2.7  保存档案的库房、装具应配有防虫、霉等有害生物的药品。
  2.8  档案室应保持清洁、无灰尘,严禁将易燃、易爆及其他物品与档案一同存放。
  2.9  档案库房、箱、柜门应及时上锁,钥匙应指定专人负责保管。非档案管理人员不得擅自进入库房。
  2.10  档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施。
  2.11  定期检查消防器材,及时对过期消防器材进行更换。
  2.12  建立温、湿度每工作日记录制度,做好库房温、湿度调节工作。
  2.13  档案工作人员应遵守国家有关档案工作的保密规定,确保国家机密和档案的安全。
  2.14  档案工作人员每年应对所保存的档案进行一次清点核查,做到账物(卷)相符。

  3   国家档案馆档案安全管理工作

  3.1   库房
  3.1.1 库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范(试行)》(jgj25-86)。
  3.1.2 档案库房应符合建筑质量要求。库房设置应远离水源、火源、污染源。
  3.1.3 档案库房面积应满足本地区、本专业应进馆档案接收的需要。
  3.1.4 应设有符合档案安全利用需要的阅览室。
  3.2   装具
  3.2.1 档案装具应使用符合《档案装具》(da/t7-92)、《文书档案案卷格式》(gb/t 9705)、《科学技术档案案卷构成一般要求》(gb/t 11822)、《归档文件整理规则》(dat/22-2000)等标准。
  3.2.2 特殊载体档案应使用专门的档案装具。
  3.3   防盗
  档案库房应安装防盗报警、铁门、防盗网等设施。
  3.4   防火
  档案库房应配备符合档案安全保管要求的灭火器材。
  3.5   防渍、防高温
  3.5.1 库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备,库房温、湿度可控制面积应达100%。
  3.5.2 档案库房温度应控制在14-24℃(±2℃)、相对湿度应控制在45-60%(±5%)
  3.6   防有害生物
  库房配有防虫、霉、鼠等有害生物的药品,有效控制面积应到100%。
  3.7   安全管理要求
  3.7.1  库房应保持清洁、卫生,禁止在库房内吸烟或存放易燃易爆物品,严禁使用电热器具或将食物带入库房。
  3.7.2  每周至少应进行一次库房环境安全情况(水、电、门、窗等)检查并做好记录,发现问题应及时汇报并采取相应措施。
  3.7.3  消防器材应定期检查,过期消防器材应及时更换,防火安全应取得消防合格证。
  3.7.4  防盗报警装置应处于24小时工作状态,进出库房及时关灯、关门、关窗。
  3.7.5  应进行档案馆库房内外的温、湿度测记工作。坚持库房温度、湿度每工作日记录制度,记录应做到真实、准确。
  3.7.6  应加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理。
  3.7.7  应指定专人负责档案的提供利用,确保档案在提供利用过程中的安全。
  3.7.8  每年应对己进馆的档案进行虫、霉检查,按全宗抽查15%以上。并做好检查记录,发现问题及时采取相应措施。
  3.7.9  对破损、字迹褪变的档案应及时进行抢救。
  3.7.10 接收进馆的档案应经消毒杀虫后方可入库上架,并对消毒杀虫情况进行严格的登记。
  3.7.11 每五年应对馆藏档案资料进行一次全面的清点登记。
  3.7.12 建立档案、人员出入库登记制度,非档案库房管理人员因工作需要进出库房应经批准并进行登记。
  3.7.13 档案库房及保存重要档案的箱、柜门锁的钥匙应指定专人负责保管。
  3.7.14 认真执行国家有关档案工作的保密规定,采取有效措施确保国家机密的安全。
  3.7.15 应建立值班制度,并做好值班记录。

  4   附则

     4.1  违反本规范要求的,根据情节轻重,按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定查处。
  4.2  本规范有关国家档案馆的规定,机关、团体、企业事业位可参照执行。
  4.3  本规范由省档案局负责解释,自颁布之日起实施。

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